Au travers de son réseau culturel en Allemagne, la France est présente dans 25 villes, soit au travers des antennes de l’Institut français d’Allemagne, soit au travers des centres franco-allemands partenaires.
Secrétaire administratif au secrétariat général de l’Institut français d’Allemagne – remplacement de congé maternité
Emploi
Missions
Sous l’autorité du secrétaire général fédéral et de son adjointe, le/la secrétaire administratif/administrative exécute principalement les missions et activités suivantes :
- gérer l’agenda et les appels téléphoniques du secrétaire général
- organiser des réunions en présentiel ou à distance (invitations, préparation du matériel, envoi des documents préparatoires…)
- mise en page et publipostage de divers documents (courriers, notes, dossiers), suivi du circuit de validation, transmission et archivage
- trier et organiser le classement de documents et dossiers
- organisation des missions du secrétariat général
- gestion des commandes de billets de transport en lien avec l’agence de voyage
- gestion des décorations (médailles, légions d’honneur, palmes académiques) du service de coopération et d’action culturelle de l’ambassade de France à Berlin
- commande et gestion des fournitures
- appui à la gestion administrative des ressources humaines (Osmose, stagiaires, archivage etc).
Profil recherché
Connaissances
- formation de secrétaire / assistant(e) de direction
- maîtrise du français et de l’allemand (B2 dans les deux langues)
- maîtrise des outils informatiques (pack Office, zoom…)
Savoir-faire / qualités personnelles
- capacités rédactionnelles
- capacité à communiquer rapidement et efficacement
- excellentes capacités d’organisation et d’anticipation
- discrétion
- polyvalence
Informations générales
Les candidatures (cv, lettres de motivation) sont à adresser par mail Christine ASSEMAT : christine.assemat@diplomatie.gouv.fr
Durée: CDD jusqu’au 31/07/2024, possibilité de prolongation
Volume horaire hebdomadaire: Temps plein soit 38h30/semaine
Rémunération (ou gratification): 2 423,05€ (brut)
Lieu:
Ambassade de France en Allemagne
Wilhelmstrasse 69
10717 Berlin
Responsable de l'offre:
Christine ASSEMAT
Courriel:
christine.assemat@diplomatie.gouv.fr